Bom, vamos lá: antes que você me xingue, dizendo que é impossível se tornar mais produtivo do dia para a noite, eu te aviso que essa é uma lista bem simples, com cinco passos, que se você executá-la direitinho (ainda que seja difícil no começo!) você IRÁ se tornar mais produtivo.

Simples. É como eu dizer que se você gastar mais calorias do que ingeriu você vai emagrecer. Eu sei que a parte difícil é (efetivamente!) realizar isso, mas – cá entre nós – é bem mais fácil arrumar um pouquinho o horário e o seu calendário do que abandonar a sua pizza de calabresa e a cerveja ao final do dia, não é?

O ponto mais importante (e que você não pode esquecer) é que o que arruína a sua produtividade são duas coisas: a falta de foco e a droga da procrastinação. 

O simples fato de você começar e ACABAR as tarefas que você determinou para aquele dia já lhe traz meio que superpoderes. Você vai ficar surpreso com a quantidade de tempo que você gasta todos os dias só entre o ato de abandonar e recomeçar (frio, tendo que voltar ao ritmo) a confusão das suas tarefas.

Já que o texto é sobre produtividade, vamos resolver esse problemão de uma vez só?

1. Crie uma lista (e siga!) com afazeres diários.

Crie uma lista!

Pode parecer bobagem, mas isso daqui pode mudar a sua vida do dia para a noite. Pegue os dias úteis da semana e coloque as suas tarefas em uma lista simples, clara e com horários pré-determinados. Dedique as tarefas mais difíceis ou desgastantes para as primeiras horas do dia (que é quando você tem mais energia) e separe o mamão com açúcar para o final da tarde.

Se desconecte do Facebook, desligue a música, coloque o celular no modo avião e não pare até você finalizar a sua primeira tarefa; sem interrupção, do início ao fim.

2. Só pare quando acabar.

Quando você inicia uma tarefa e a termina em um único tiro, você está evitando uma série de problemas que irão prejudicar a sua produtividade. Parar para tomar um café nunca é só parar para tomar um café. Tem o tempo que que você fica pensando, que vai ao banheiro, que termina o cigarro e o pior: o tempo que você leva até voltar ao estado de produção e concentração que você estava antes da parada.

Então, o que eu sugiro? Tire o seu tempinho para relaxar entre uma tarefa e outra; mas, enquanto você estiver focado em alguma task, não pare de realiza-la até você acabar.

3. Não seja paranoico!

Sem paranoia!

Esqueça essa bobagem de listas esquizofrênicas, em que você coloca até o tempo que você tem para sorrir ou ir ao banheiro (acredite, eu encontrei uma lista de um desses caras que estava escrito assim: sorrir por um minuto). Isso é bobagem e acaba funcionando da mesma forma que aqueles regimes malucos para você perder sete quilos em dez dias e se preparar para o verão. Pode até funcionar por um tempo, mas você irá pirar e retornar ao estado inicial, cansado, saturado e absurdamente pouco produtivo.

Foque nas tarefas que você tem que fazer e no tempo que você julga que será o necessário para concluí-las. Todo o resto é livre. Faça o que você quiser com esse tempo, porque você merece.

4. Reserve um tempo para estudar e se atualizar.

Quanto tempo você gasta por dia no Facebook? Você vai ficar espantado se eu te disser que ele é muito maior do que você pensa. Tendemos a pensar que nós estamos passando só uns minutinhos nas nossas atividades preferidas, quando a realidade é bem diferente. Você costuma gastar até 3 vezes mais tempo nos seus passatempos favoritos do que você consegue se recordar; e isso acontece porque ao final de semana você costuma estourar a boca do balão, deitado como um lagarto na cama, jogando videogame por seis horas inteiras.

Se você organizar bem o seu dia, vai ficar chocado ao perceber que sobrará muito tempo para você fazer qualquer outra coisa…e a melhor (e a mais importante!) delas é estudar! Se atualizar e preservar a sua cabeça é cuidar do seu bem mais precioso: a sua saúde mental. A sua inteligência. Reserve pelo menos uma hora por dia para ler, estudar e se atualizar.

Eu não gosto de dividir isso em dois períodos do dia, um no começo e um no final, justamente pelo motivo que eu apontei no tópico de número três.

5. Atenda os seus clientes de uma maneira mais inteligente.

Otimize o seu tempo!

Uma das coisas que mudou a minha vida foi entender como é que o Tim Ferris lidava com o atendimento dos seus clientes. Eu gosto tanto desse tema que eu até reservei um post só para ele (quer dar uma olhada? Ele está aqui!).

Resuma as suas reuniões presenciais apenas para aquelas que serão realmente imprescindíveis: fechar negócio ou aquele cliente mais idoso que não liga o Skype nem com reza braba.

Todo o resto? Passe para o Skype!

Não agende uma reunião de Skype sem hora para acabar. Vá direto ao ponto. Tente fazê-las em no máximo 20 minutos. Agora, quer um outro conselho? 80% dessas ligações poderiam ser resolvidos com um e-mail. Então, por que não fazer isso?

Responda os seus e-mails todos em um único momento do dia. De preferência como uma única demanda. Nada precisa de uma resposta imediata. Nada que você possa consertar agora, pelo menos. Checar a sua caixa de mensagens 15 vezes por dia não te torna produtivo. Pelo contrário: te torna um histérico.

Faça e-mails curtos. Vá direto ao ponto. Você consegue resolver 90% das suas mensagens com apenas quatro linhas. Pra que diabos ficar escrevendo tanto?